プロジェクトってなぁ～に？
プロジェクトを考える
プロジェクトの新定義
目標達成への道筋
「プロジェクト」とは、共通の目的を持つ人々が集まり、協力して作業を進めることを意味します。例えば、地区の消防団の活動も、一種のプロジェクトと考えることができます。
共通の目標に向かって作業を進めるこのプロセスから、私たちはプロジェクトの本質について考えを深めます。
最終的には、私のサービスサイトの紹介になりますが、
その考え方を知っていただくため、まずはプロジェクトの考え方をご説明します。
目標設定からタイミングの見極め、具体的作業までの一連の流れ
プロジェクトの核心は「目的」にあります。この目的を達成するためには、適切なタイミングで具体的な作業を計画し、実行に移します。
言い換えれば、プロジェクトとは目的です。
その目的にはいつ・何を・・・から、具体的なプロジェクトは構成されます。
たとえば消防団の緊急的なプロジェクトしては、「洪水で＊＊地区に土嚢を積む」というプロジェクトは、災害時の緊急対応として事前に予想した計画し手順を定め、発生の状況や場所などでその計画を具体的な作業へ変換することになるわけです。
プロジェクトは、実行そのものの計画ばかりではなくミッション＝目的を意味することまで含めると計画はサンプリングということでまとめることができます。
リスク管理と臨機応変な対応を含む、余裕のある安全第一な計画とその実行
計画の段階では、安全を最優先に考えつつ、臨機応変に対応できる柔軟性も重要です。
計画は、実際の作業手順にいくらかのずれは随時発生するものです。条件の一部が想定と違ったり計画時間通りに工程が進まないことは想定されるべき事項で、条件次第で…や、計画通りの時間で進まない場合など事前の計画には安全を考えた配慮が必要です。
その状況には判断が必ず必要で、作業には計画を理解したうえで状況での判断が伴います。
リーダーシップとチームワーク
効率的な作業のための具体的戦略
効果的なプロジェクト運営には、明確な指揮と具体化された作業計画が不可欠です。
状況での判断で、計画に近い進行が望めます。
この判断は、作業者自身による判断と全体を指揮するものに判断を任せる状況があるわけですが、全体を指揮する立場からはその具体的な進行状態が随時把握できるとは限りません。
作業者自身が自分で判断するか全体または部分的な指揮を行うものに判断をゆだねるかは、
作業者自身の判断になります。
成功へのヒント
多様なプロジェクト事例の紹介
さまざまな事例を通じて、プロジェクト運営のポイントを学びましょう。
プロジェクトを考えるうえで、配慮するべきことを考えるため、以下ではいろいろな事例を挙げプロジェクトについて考えていきます。
最終的には、配慮すべき事例から私が考案したTaskboardコンテンツが、
どれだけ対応できるかを計りたいと思います。
プロジェクト成功の新常識
「Taskboard」で変革を
いろいろとプロジェクトについて説明していますが、組織のスタッフが役割を分担しタイミング・状況を見ながら作業を行っていくことに変わりはありません。
それを管理するWEBアプリもいろいろありますが、こちらでご紹介するおすすめしタイム利用アプリは、Taskboardというアプリです。
Taskboardがおすすめなのは
最後に、効率的なプロジェクト管理を実現するWEBアプリ「Taskboard」をご紹介します。
- 20人までのユーザーですべて無料で使えいろいろなプロジェクトの組織に幅広く対応できる
- プロジェクトの要素となるタスクは、依頼者・担当者とその開始～終了日で構成され、先頭のプロジェクトタスクの全期間から始まり子タスクとしての作業タスクやグループ・見出しに相当する親タスク、さらにその子タスクという具合に構成タスクがわかりやすく設定できる
- タスク期間に対応したスケジュールは、各ユーザーごとの設定で行います。そのため、いろいろな管理者がプロジェクトの登録でも担当ユーザーは開始～終了日の範囲でスケジュールが調整できます
- 一番のおすすめは、この作業をする担当ユーザーが負荷の調整やその日の作業ユーザーを見ながら担当替えやその作業タスクを分割して作業タスクの調整ができることです
この方式なら、登録時点では基本となる作業日程のまま作業効率を上げ作業の再分担が可能となり組織全体のバランスがとりやすいことがメリットといえます - 依頼者・担当者の2ユーザーが作業の進捗を確認できるので、担当作業者が仕事を抱え込んでしまい遅れが発生するような場合でも依頼者による再調整を行うなど
すれば、日程通りの進捗が図りやすくなります - アプリを通して作業を行う場合、単純にタスクの管理データだけでは不足です
タスクごとの詳細情報には、画像やいろいろな形式のデータが添付でき指示となる詳細なテキストも格納できるので、作業者はより正確な作業を行うことができます - そのほかにもタスクごとの連絡機能やスタッフ同士の伝言・連絡といった機能、また 全員が参照するための掲示板などもあるのでスタッフ全体の連携はこのTaskboardの中だけで完結できます